Compliance bij het inhuren van zzp’ers: welke wetten gelden voor opdrachtgevers?

Sinds de Belastingdienst op 1 januari 2025 weer handhaaft op schijnzelfstandigheid, is zzp-inhuur voor veel organisaties een compliance-onderwerp geworden, vergelijkbaar met privacy of informatiebeveiliging. Een goed contract is daarbij de basis, maar niet voldoende: bij een controle kijkt de Belastingdienst naar hoe er in de praktijk wordt gewerkt, en ook andere wetten stellen eisen aan het inhuren van zelfstandigen.

Blijkt een zzp’er in werkelijkheid werknemer te zijn, dan moet de opdrachtgever loonheffingen afdragen: loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. De Belastingdienst kan die met terugwerkende kracht naheffen, met rente en mogelijk een boete. De beoordeling volgt de criteria uit het arbeidsrecht en het Deliveroo-arrest: gezag, inbedding in de organisatie, persoonlijke arbeid, beloning en ondernemerschap.

Een signaal waar de Belastingdienst vaak naar kijkt, is of de zzp’er hetzelfde werk doet als werknemers in vaste dienst, onder dezelfde leiding en met dezelfde middelen. Hoe meer de zzp’er niet te onderscheiden is van een werknemer, hoe groter het risico. Andersom helpt een afgebakende opdracht met een eigen resultaat, eigen middelen en vrijheid in de uitvoering juist om het onderscheid te laten zien.

Losstaand van belastingen kan een werker zelf stellen dat hij werknemer is. Lukt dat, dan heeft hij werknemersrechten, zoals loon bij ziekte, vakantiedagen en ontslagbescherming. Het rechtsvermoeden van artikel 7:610a BW (werk gedurende drie maanden, wekelijks of ten minste twintig uur per maand) maakt dat makkelijker. Dit risico ligt bij de opdrachtgever en speelt vaak pas bij het einde van de samenwerking.

Huur je mensen in via een bureau of in een keten van onderaanneming, dan kun je aansprakelijk zijn voor loonheffingen en omzetbelasting die een ander niet betaalt. De Invorderingswet 1990 kent inlenersaansprakelijkheid (bij het inlenen van arbeidskrachten) en ketenaansprakelijkheid (bij aanneming van werk, vooral in de bouw). Daarnaast kent het Burgerlijk Wetboek een aansprakelijkheid voor het verschuldigde loon in de keten. Bij een echte zelfstandige speelt dit minder, maar zodra er bureaus, uitzendconstructies of onderaanneming in het spel zijn, wel. Een G-rekening en goede controle op wie het werk feitelijk doet, beperken het risico.

De Wet arbeid vreemdelingen gebruikt een ruim werkgeversbegrip. Ook wie een zelfstandige of een onderaannemer inschakelt, kan als werkgever worden gezien als het werk wordt gedaan door iemand die niet in Nederland mag werken. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan dan een boete opleggen. Controleer daarom bij zzp’ers van buiten de EU of zij hier als zelfstandige mogen werken, en leg die controle vast.

Werkt een zzp’er op jouw locatie, dan moet de werkplek veilig zijn en moet de zzp’er weten welke risico’s er zijn. De Arbowet bevat ook regels voor zelfstandigen en opdrachtgevers die op dezelfde werkplek werken, vooral bij gevaarlijk werk.

Verwerkt de zzp’er persoonsgegevens in jouw opdracht, bijvoorbeeld van klanten, patiënten of medewerkers, dan is een verwerkersovereenkomst verplicht (artikel 28 AVG). Daarin staat wat de zzp’er met de gegevens mag doen en hoe die worden beveiligd.

• Inventariseer welke zzp’ers je inhuurt, voor welk werk, hoe lang en via welke route (direct of via een bureau).
• Beoordeel per opdracht het risico: werkt de zzp’er naast je werknemers aan hetzelfde werk, onder dezelfde leiding?
• Leg per opdracht een overeenkomst van opdracht vast die past bij de werkwijze, en bewaar facturen en afspraken.
• Controleer KvK-inschrijving, identiteit en, waar nodig, de verblijfs- en werkstatus.
• Regel een verwerkersovereenkomst als er persoonsgegevens worden verwerkt.
• Herhaal de beoordeling bij verlenging: langdurige inzet is een risicofactor op zich.

Zzp-compliance werkt alleen als iemand het overzicht heeft. In veel organisaties huren afdelingen zelf zzp’ers in, zonder centrale registratie. Wijs daarom een eigenaar aan, bijvoorbeeld bij inkoop of HR, en maak een vaste werkwijze: een standaardovereenkomst, een korte risicotoets per opdracht en een dossier per zzp’er met contract, facturen en gemaakte afspraken.

Zo kun je bij een controle snel laten zien hoe je beoordeelt en wat je hebt vastgelegd. Dat is ook richting de Belastingdienst een sterk signaal: je laat zien dat je de regels serieus neemt.