Algemene voorwaarden naast je overeenkomst van opdracht: wat geldt bij strijd?

Algemene voorwaarden zijn bedingen die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten te worden gebruikt (artikel 6:231 BW). Denk aan je standaardafspraken over betaling, rente, aansprakelijkheid, meerwerk en klachten. De overeenkomst van opdracht bevat de afspraken over deze ene opdracht: wat je doet, voor wie, hoelang en tegen welk tarief.

Die combinatie werkt goed: de algemene voorwaarden regelen het standaardwerk, het contract het maatwerk. Maar het gaat mis als de twee elkaar tegenspreken, of als niet duidelijk is of de voorwaarden überhaupt gelden.

• Je verklaart ze van toepassing vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld in je offerte en in de overeenkomst zelf.
• Je stelt ze ter hand: je stuurt ze mee of geeft ze de opdrachtgever op een andere manier zodat hij ze echt kan lezen. Bij een elektronisch gesloten overeenkomst mag dat elektronisch (artikel 6:234 BW).
• Een verwijzing naar “onze voorwaarden, op te vragen bij de KvK” is vaak niet genoeg.
• Een grote opdrachtgever (een onderneming die haar jaarrekening openbaar maakt of met vijftig of meer werknemers) kan zich niet op de vernietigingsgronden van artikel 6:233 BW beroepen (artikel 6:235 BW).

Vooral grotere opdrachtgevers sturen hun eigen inkoopvoorwaarden mee. Verwijzen beide partijen naar hun eigen voorwaarden, dan geldt volgens artikel 6:225 lid 3 BW de eerste verwijzing, tenzij de ander de toepasselijkheid daarvan uitdrukkelijk van de hand wijst. Wie het eerst verwijst, wint dus, tenzij de ander duidelijk “nee” zegt.

In de praktijk betekent dit: verklaar je eigen voorwaarden in je offerte van toepassing en wijs die van de opdrachtgever uitdrukkelijk af als je die niet wilt. Nog beter: spreek in de overeenkomst van opdracht samen af welke voorwaarden gelden. Een duidelijke afspraak in het contract gaat boven het spel van verwijzingen.

Let ook op de volgorde in de tijd. Stuurt de opdrachtgever eerst een inkooporder met zijn voorwaarden en reageer jij daarna met een orderbevestiging met jouw voorwaarden, dan is jouw verwijzing de tweede. Zonder uitdrukkelijke afwijzing van zijn voorwaarden gelden dan die van de opdrachtgever. Lees inkooporders dus goed voordat je ze bevestigt.

Spreken de overeenkomst en de algemene voorwaarden elkaar tegen, dan is de vraag wat partijen bedoelden. Specifieke afspraken over deze opdracht wegen daarbij meestal zwaarder dan standaardvoorwaarden, maar zeker is dat niet. Voorkom de discussie met een rangorde-bepaling in je overeenkomst.

• Voorbeeld: “Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor.”
• Noem bij bijlagen (zoals een verwerkersovereenkomst of opdrachtomschrijving) ook hun plaats in de rangorde.
• Herhaal belangrijke afspraken, zoals aansprakelijkheid en betaaltermijn, in de overeenkomst zelf als ze afwijken van je voorwaarden.

Algemene voorwaarden passen bij ondernemerschap: een werknemer heeft geen eigen voorwaarden. Wie standaard met voorwaarden werkt, laat zien dat hij voor meerdere opdrachtgevers werkt volgens eigen regels. Dat is geen bewijs van zelfstandigheid, maar wel een omstandigheid die past bij het totaalbeeld. Let er wel op dat de inkoopvoorwaarden van een opdrachtgever geen bepalingen bevatten die op gezag wijzen, zoals verplichtingen om werkinstructies op te volgen zoals een werknemer.

Houd je voorwaarden kort en leesbaar. Een opdrachtgever die ze begrijpt, gaat er eerder mee akkoord, en duidelijke voorwaarden zijn bij een geschil beter te verdedigen dan een lange lijst juridische standaardteksten.

• Betaaltermijn, wettelijke handelsrente en incassokosten bij te late betaling.
• Een beperking van je aansprakelijkheid, met een uitzondering voor opzet en bewuste roekeloosheid.
• Regels voor meerwerk: wanneer iets buiten de opdracht valt en hoe het wordt afgerekend.
• Klachten: binnen welke termijn een opdrachtgever een klacht moet melden.
• Intellectueel eigendom en gebruiksrecht van wat je maakt.
• Toepasselijk recht en de bevoegde rechter.